בעולם העסקים המהיר והדינאמי של ימינו, ניצול יעיל של זמן עבודה מתבטא ישירות בהצלחה. אחד הגורמים שצורכים הרבה זמן בעבודה משרדית הוא ללא ספק כל הקשור בניהול ואיתור מסמכים מתוך ערמות של קלסרים, תיקיות וארגזים. את המלאכה בהחלט ניתן לייעל, לפשט ולקצר באמצעות סריקת מסמכים דיגיטלית בבית העסק. מדובר בשירות המארגן את מסמכי העסק באופן ממחושב והופך אותם לזמינים על ידי לחיצת כפתור.

סריקת מסמכים בעסק

עד לא מזמן, שירותי סריקת מסמכים דרשו את העברת תכני העסק לחברת הסריקה, אך כיום הם מוצעים בבית העסק עצמו. מטבע הדברים, העברתם היתה כרוכה בלא מעט טרחה מצד בעלי העסק והעובדים, ועל הדרך גם היה חשש לאובדן מסמכים חשובים. כלומר, השירות המוצע בימינו חוסך זמן יקר ומאפשר לבצע את הסריקה בעסק, מבלי להסתכן בהוצאת והעברת מסמכים למקום אחר. העבודה נעשית על ידי אנשי מקצוע מיומנים המגיעים לעסק ויכולים לסרוק מגוון רחב של סוגי מסמכים נדרשים. מסמכים אלו יכולים להיות כמעט מכל סוג וגודל, לרבות מסמכי חשבונאות, שרטוטים, מפות, חוזים, ספרים, תמונות, שקופיות, ברושורים, קטלוגים ומחירונים.

לעבוד באופן יעיל, חסכוני ומאורגן

סריקת מחשבים דיגיטלית חוסכת הרבה מקום מבחינת אחסון של ניירת משרדית, ומאפשרת לעבוד עם מסמכים אלו באופן הרבה יותר מאורגן ויעיל. עם סריקת מסמכים דיגיטלית כל מסמכי העסק מרוכזים במחשב באופן מאורגן, פשוט והגיוני, מה שהופך אותם זמינים לעבודה שוטפת לכל עובד ומנהל בכל מועד ומכל מקום. זאת, ללא הגבלה הפיזית שניירת משרדית מציבה. את התכנים הסרוקים ניתן לאחסן במחשב העסק, בתקליטורים או בעזרת שירותי ענן המסופקים על ידי שרת חיצוני. בתוך כך, כל בית עסק יכול לבחור בתמהיל אחסון מסמכים המתאים במדויק לצרכיו.

להימנע מאיבוד מידע

כאשר מסמכי ותכני העסק מאוחסנים באופן דיגיטלי, לא רק שהם יותר זמינים ונגישים אלא גם מובטחת שמירתם ללא אובדן מידע. למעשה, כל מי שיש לו ערמות של ניירת משרדית בוודאי מכיר את הנטייה של ניירת ובייחוד ניירת ארכיון להיעלם. לשם מציאתה מבוזבזים משאבים רבים מבחינת כוח אדם וזמן יקר ערך. יתרה מכך, הניירת נוטה עם השנים להיהרס, להצהיב, להירטב, לעלות עובש ולהתפורר עד למצב בו אינה עוד ברת שימוש. מצבים אלו ניתן למנוע באמצעות סריקת ואחסון מסמכי המשרד באופן דיגיטלי, המשולב עם תשתיות אבטחה מידע וגיבוי שוטף מותאם לצרכי העסק.

 

 

 .